Los datos de tu empresa no pueden gestionarse sin su mayor aliado: los Metadatos
Imagina que estás en un videoclub, cosa que hoy en día casi resulta imposible. Estás allí porque quieres alquilar una de tus películas favoritas. No obstante, sabes que no se trata de un filme muy común, por lo que la búsqueda no va a ser nada fácil. Pero esto no es un problema para ti, pues sabes que en lugar de perder el tiempo ojeando DVD’s que no te interesan hasta encontrar lo que andas buscando, puedes ir directamente a buscar en el catálogo.
El catálogo no solo albergará todas las películas disponibles, sino que también te permitirá encontrar rápidamente aquella que andas buscando mediante las categorías en las que se encuentre clasificada (género, director, título, etc).
La función que cumple este catálogo es exactamente la misma que cumplen los Metadatos: describen los datos en sí (bases de datos, elementos de datos, modelos de datos), los conceptos que los datos representan (procesos de negocio, sistemas de aplicación, código software) y lo más importante, las conexiones entre los datos y los conceptos.
En el artículo sobre Datos Maestros , enumeramos 5 tipos de datos, entre los que se encuentran los Metadatos, a los que definimos como “datos que describen o hablan de otros datos”.
Tipos de Metadatos
Por lo general, los metadatos se suelen clasificar en 3 tipos:
- Metadatos de Negocio: se centran principalmente en el contenido y la condición de los datos.
Algunos ejemplos de Metadatos de Negocio pueden ser definiciones y descripciones de conjuntos de datos, reglas de negocio, modelos de datos, estándares de datos o el nivel de privacidad de los datos.
- Metadatos Técnicos: proporcionan información sobre los detalles técnicos de los datos y de los sistemas que almacenan datos.
Estos pueden ser nombres de columnas de bases de datos físicas, propiedades de las columnas, permisos acceso, modelos de datos físicos o nombres y descripciones de programas y apps.
- Metadatos Operacionales: describen detalles del procesamiento y acceso a los datos.
Ejemplos de Metadatos Operacionales pueden ser una historia de extractos y resultados, anomalías de horarios, registros de errores o reglas y acuerdos para compartir datos.
Estas categorías pueden confundirte a la hora de identificar a qué categoría pertenece un conjunto de Metadatos o quién se supone que debe utilizarlos. Lo ideal es pensar en estas categorías en relación al origen de los Metadatos y no en relación a su modo de uso.
Beneficios de poseer Metadatos
Los Metadatos son un elemento imprescindible en el proceso de Gestión de Datos, así como para capturar y gestionar el conocimiento organizacional sobre los propios datos.
Gestionar Metadatos debe de convertirse en una necesidad para tu organización, pues son necesarios para identificar datos privados y datos sensitivos, así como para cumplir con los requisitos de cumplimiento regulatorio.
Algunos de los grandes beneficios que te pueden aportar los Metadatos bien gestionados son:
- Aumentar la confianza de tus datos proporcionando un contexto
- Aumentar la calidad de tus datos
- Mejorar la eficiencia operacional mediante la identificación de datos y procesos repetitivos
- Evitar el uso de datos desactualizados o erróneos
- Reducir el tiempo que inviertes en la gestión e investigación de datos
- Crear un análisis eficaz del impacto para poder desarrollar proyectos más efectivos
- Reducir costes de capacitación
- Seguir el cumplimiento normativo
Si los Metadatos no son bien gestionados, te encontrarás con procesos de gestión de datos repetitivos, definiciones pobres sobre los datos, riesgos causados por el mal uso de éstos o una pérdida de la fiabilidad tanto de tus datos como de tus Metadatos.
Pasos a seguir para gestionar Metadatos en tu organización
- Crea tu Estrategia de Metadatos
En tu Estrategia de Metadatos deberás definir la forma en la que tu empresa va a gestionar sus Metadatos y cuáles son los objetivos que persigue con ellos.
Los pasos que debes seguir para implementar tu estrategia son:
- Iniciar la planificación de la estrategia de Metadatos
- Realizar entrevistas a los principales interesados
- Evaluar las fuentes existentes de Metadatos
- Desarrollar la arquitectura futura de Metadatos
- Desarrollar un plan de implementación
- Valora qué requisitos tienen los Metadatos
Cuando llevas a cabo una Estrategia de Metadatos, lo primero que tienes que valorar es el contenido de los Metadatos con los que vas a trabajar y en qué nivel se encuentran (por ejemplo, los nombres físicos y lógicos deben ser capturados para columnas y tablas).
Otros requerimientos de los Metadatos que debes tener en cuenta son:
- Volatilidad: con qué frecuencia se actualizarán los atributos y conjuntos de Metadatos
- Sincronización: de las actualizaciones en relación con los cambios en la fuente
- Derechos de acceso: quién puede acceder a los Metadatos y cómo
- Estructura: cómo se modelarán los Metadatos para su almacenamiento
- Integración: el grado de integración de Metadatos de diferentes fuentes; reglas para la integración
- Mantenimiento: de procesos y reglas para la actualización de Metadatos (registros y referencia para la aprobación)
- Gestión: de roles y responsabilidades para la gestión de Metadatos
- Calidad: requisitos de calidad de los Metadatos
- Seguridad: algunos Metadatos no pueden ser expuestos porque revelarán la existencia de datos altamente protegidos
- Define la Arquitectura de Metadatos
Para llevar a cabo una Gestión de Metadatos óptima, tu organización debe ser capaz de extraer Metadatos de muchas fuentes distintas. Por ello, definir la arquitectura que tendrán tus Metadatos será una parte esencial del proceso.
Para establecer una correcta Arquitectura de Metadatos, tendrás que:
- Proporcionar un punto de acceso único para el repositorio de Metadatos. Este punto de acceso debe proporcionar todos los recursos relacionados a Metadatos de manera transparente al usuario.
- Asegurarte de que todos los usuarios pueden acceder a los Metadatos, sin necesidad de tener conocimiento de los diferentes entornos de las fuentes de datos
- Diseñar la estructura de tu arquitectura (centralizada, distribuida o híbrida) en función a las necesidades de tu empresa
- Crea Metadatos y realiza un mantenimiento
Los Metadatos se crean a través de una serie de procesos, para después almacenarlos en diferentes lugares dentro de tu compañía. Para que estos sean de alta calidad, deben ser gestionados como un producto.
Se requieren 3 principios básicos para gestionar Metadatos de calidad:
- Responsabilidades: de los empleados a cargo de los procesos de la calidad de los Metadatos
- Estándares: establece unas normas de cómo tratar y utilizar los Metadatos en tu empresa y haz que tus trabajadores las cumplan
- Progreso: crea un mecanismo de retroalimentación para que los consumidores puedan informar sobre aquellos Metadatos incorrectos o desactualizados
Respecto al mantenimiento de los Metadatos, debes asegurarte de que sea un proceso programado y completado si quieres lograr la calidad de éstos.
Como cualquier esfuerzo de Gestión de Datos, la Gestión de Metadatos conlleva un Cambio Cultural en la organización. Un cambio que conlleva horas de esfuerzo y disciplina, hasta lograr la buena coordinación y el cumplimiento de los estándares por parte de todo el equipo.
No obstante, la parte más importante en cualquier Cambio Cultural es siempre la figura del líder. De su carisma y determinación dependerá el éxito de la transformación cultural en tu empresa.
